Business case Compliance

Contesto

L’attività scientifica e quella commerciale dell’Azienda che opera nel settore biofarmaceutico ed ha un fatturato di 80 milioni di euro, hanno una costante interazione con organismi pubblici:

  • gli Informatori Scientifici e la struttura commerciale in generale sono in contatto quotidiano con gli operatori medici per la promozione dei farmaci;
  • ogni anno l’Azienda organizza convegni, congressi etc. ai quali i medici sono invitati ad intervenire come relatori retribuiti o semplicemente in qualità di partecipanti a cui l’Azienda offre ospitalità;
  • l’Azienda fornisce supporto economico a istituti universitari, ospedali, case di cura, ONLUS per la ricerca scientifica mediante borse di studio o atti di liberalità.

Problematica percepita dal cliente

L’Azienda avverte difficoltà nell’assicurare e verificare che, nel contatto costante e diretto con soggetti pubblici, il proprio personale non devii da comportamenti leciti e pienamente etici, esponendosi così ai rischi che rientrano nella sfera applicativa del D. Lgs. 231/2001.

Analisi e soluzione

Studio Eidos ha rilevato le seguenti lacune organizzative:

  • le procedure esistenti non sono sufficientemente chiare ed esaustive nel definire ruoli, mansioni e responsabilità;
  • mancano criteri univoci condivisi a livello aziendale da seguire rigorosamente per l’attivazione di iniziative commerciali, formative e di ricerca, per l’organizzazione di eventi congressuali e per il supporto economico ad enti e/o progetti con finalità medico-scientifiche;
  • il sistema di responsabilità, autorizzazioni e controlli interni è confuso a discapito di un’adeguata segregazione dei ruoli specie in area amministrativa, impedendo piena trasparenza e tracciabilità dei flussi di risorse finanziarie;

Studio Eidos ha supportato l’Azienda nell’adozione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo: partendo dal Risk Assessment, Studio Eidos ha definito il Manuale del Modello Organizzativo e i protocolli interni conformi al codice Farmindustria e alla normativa di settore; il tutto è stato redatto secondo standard lineari al fine di agevolare l’utilizzo dei protocolli stessi da parte del personale. Studio Eidos ha realizzato incontri formativi per consentire ai dipendenti di familiarizzare con le tematiche 231 e con le procedure del Modello, e continua ad organizzarne per le risorse di nuova assunzione. Studio Eidos verifica che le iniziative commerciali siano attivate nel rispetto delle procedure e che il processo autorizzativo e organizzativo sia tracciato e documentato. Il coinvolgimento del personale nell’attuazione del Modello e delle procedure sta portando ad una sensibilizzazione sul tema della compliance: le procedure interne sono ormai acquisite nell’operatività quotidiana a tutti i livelli aziendali ed il sistema di controlli incrociati che ne deriva ha ridotto sensibilmente l’esposizione ai rischi ex 231/2001.

Di seguito si riporta un esempio di procedura aziendale con il relativo flow chart: ESEMPIO STANDARD OPERATING PROCEDURE

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