Studio Eidos a Milano, parleremo di “lean thinking”

Con piacere segnaliamo l’evento a cui Studio Eidos sarà presente con Marina Pescini nel ruolo di relatrice, il prossimo 6 ottobre a Milano.

Il tema del meeting sarà “Lean Office – Snellire l’azienda a 360°: supply chain, amministrazione, servizi“.
A questo incontro si parlerà di come trarre vantaggi concreti da un approccio Lean alle aziende di servizi e all’operatività di back office.
Nel dettaglio verranno affrontate tematiche relative alla contabilità, acquisti e vendite, pianificazione e controllo che vanno rese più fluide, meno costose e più efficaci grazie alla configurazione del proprio sistema gestionale in un’ottica Lean.

La digitalizzazione e la creazione del valore aziendale

A partire dagli ultimi anni il mondo delle imprese ha dovuto sempre di più fare i conti con la volatilità del mercato. Quest’ultima ci impone come obiettivo non solo la massimizzazione dei profitti nel breve periodo, ma anche la generazione del valore aziendale nel tempo. Con l’incertezza che caratterizza il mercato, ciò che nel presente crea profitto potrebbe non farlo in futuro; diventa così indispensabile una riflessione a parte sul valore aziendale futuro e un piano di azione correlato per il presidio e lo sviluppo dello stesso.
In virtù di quanto detto, le dimensioni da governare non sono più soltanto efficacia (livello di business service) ed efficienza (eccellenza operativa): a queste si aggiunge la variabile del “rischio”.
Il rischio aziendale non deve essere inteso unicamente in relazione alla compliance; contenere il rischio significa:

  1. ridurre il più possibile la variabilità dei processi aziendali;
  2. fare in modo che eventuali variazioni sulle performance aziendali siano immediatamente rilevabili e analizzabili nelle dimensioni e nelle cause;

A questo scopo ci vengono in aiuto l’informatizzazione e la digitalizzazione dei processi. Spesso gli investimenti in information technology vengono erroneamente valutati solo in termini di cost saving (e per questo spesso accantonati) senza considerare il beneficio che possono avere rispetto agli obiettivi di stabilità e governo dei processi aziendali

Un esempio concreto

La digitalizzazione dei documenti comporta costi in termini di software, hardware e consulenza tali da inficiare i benefici derivanti dal risparmio degli spazi, della carta, del toner, delle stampanti, etc. Ma il vero valore aggiunto della digitalizzazione dei documenti sta in altri fattori; uno su tutti: la possibilità di accedere alle informazioni in maniera veloce dalla postazione di lavoro attraverso ricerche rapide, ovunque ci troviamo.
Oggigiorno le variabili e le eccezioni da gestire quotidianamente sono talmente tante e complesse che la stabilità dei processi e la rapidità dell’informazione nella gestione delle problematiche (siano esse di tipo finanziario, commerciale o operativo-interno) sono diventate elementi imprescindibili di competitività: l’informatizzazione e la digitalizzazione non fanno da sole il successo dell’azienda, ma il divario tra le aziende che hanno intrapreso questo percorso e le altre è destinato ad aumentare.

Pil digitale, la crescita economica attraverso l’innovazione digitale

L’e-commerce e le nuove tecnologie stanno cambiando in maniera esponenziale le economie di tutti quei paesi che hanno colto la sfida del cambiamento attraverso le innovazioni digitali. Come riportato da Il Sole 24 Ore del 14 Aprile 2015, in un recente studio fatto da Accenture e Oxford Economics, si è soliti riferirsi al fenomeno in questione col nome di “digital density and productivity”. La densità digitale altro non è che un indice che misura l’impatto che le nuove tecnologie hanno sulle performance economiche di un settore o anche di una nazione. Secondo lo studio appena citato, maggiore è il grado di densità digitale di un paese e migliori sono le sue prestazioni. Possiamo raggruppare in quattro distinte categorie i parametri con cui è misurata la propensione al digitale di ciascun Paese:

  • Making Markets – quanto le tecnologie digitali contribuiscono alla creazione di nuovi mercati
  • Running Enterprises – quanto le tecnologie sono utilizzate nel business
  • Sourcing Inputs – come le stesse impattano sul lavoro e sui capitali
  • Fostering Enablers – quanto il contesto istituzionale e socio-economico ne favorisce l’adozione.

Soffermandoci sulla situazione dell’Italia, dai dati di Accenture notiamo purtroppo un evidente gap negativo rispetto al resto del mondo. Quello del bel paese è un mercato che, a differenza di altri stati europei, è stato lento a migrare verso il business online e non sono stati certamente d’aiuto complicazioni quali la scarsa flessibilità organizzativa del mercato del lavoro, le difficoltà di accesso al credito e le ben note problematiche burocratiche.

Come si realizza il cambio di marcia e la maggior produttività?
Sono quattro i principali passaggi individuati:

  1. Costruire un vero e proprio mercato online
  2. Maggiore attenzione nel modo in cui ci si relaziona alla pubblicità online
  3. Supportare le attività di ricerca e sviluppo con strumenti digitali
  4. Rivolgersi alle nuove tecnologie anche per avere accesso ai capitali.

Dal nostro punto di vista,che siamo pronti a condividere con voi, per poter sfruttare appieno il vantaggio che può dare l’innovazione digitale, le PMI italiane devono innanzitutto completare un cambiamento organizzativo volto alla competizione sul mercato e alla redditività delle risorse investite, e in questa ottica snellire e rendere efficienti i processi aziendali.

È “lean” l’azienda del futuro

Si chiama lean thinking, letteralmente tradotta “pensare snello”, la logica che mira allo snellimento dei processi aziendali sotto molteplici punti di vista secondo il motto “easier, better, faster, cheaper”. Tale approccio dovrebbe divenire logica operativa di riferimento imprescindibile di ogni azienda che voglia migliorare la propria strategia competitiva nel mercato attuale (Womack e Jones, “Lean thinking”, 2003). Nato nei primi anni ‘90 dalla pioniera Toyota, il lean thinking è più che mai attuale e, dal comparto industriale, si sta gradualmente diffondendo anche alle imprese di servizi. I principi del lean thinking, secondo gli autori Womack e Jones (“La macchina che ha cambiato il mondo”, 1999), sono:

  • Valore: come identificazione di ciò che è ritenuto tale dal cliente
  • Catena del valore: non basta ottimizzare i processi interni all’azienda ma occorre attivare rapporti di partnership coi fornitori per puntare all’ottimizzazione della catena del valore.
  • Flusso: superamento della visione funzionale dell’azienda a favore di una visione unitaria i cui driver strategici sono i flussi di valore (processi)
  • Subordinazione della produzione all’effettivo manifestarsi della domanda
  • Perfezione: come traguardo a cui tendere “asintoticamente”.

La potenza delle tecniche lean di efficientamento, in passato prerogativa delle aziende più strutturate, sta prendendo piede anche nelle PMI: si tratterebbe di almeno 500 aziende che, secondo la ultime stime, hanno messo in atto progetti radicali sui processi, come ci rivela l’articolo del Sole 24 Ore del 20/02/2015 di L. Orlando. L’articolo porta la testimonianza della VinService che, grazie ad interventi sia in termini di investimento in tecnologie e software sia in termini di innovazione dei processi di assemblaggio, in pochi anni “è riuscita (…) a raddoppiare la propria produttività, con un balzo del fatturato (…) realizzato quasi a parità di addetti” (cit.). L’autore dell’articolo conferma che, secondo i dati dell’Osservatorio Bocconi, patrocinato dalla Piccola Industria di Confindustria, le imprese che hanno intrapreso un percorso lean raggiungono performance di redditività nettamente superiori rispetto ai concorrenti. Secondo lo studio dell’Osservatorio condotto su un campione di 50 aziende “lean”, dopo tre anni dall’avvio del progetto la redditività mediana aziendale supera del 19% quella del settore di riferimento, dopo cinque anni di oltre il 60%.

Esempio – Anche tra le Pmi toscane, è possibile trovare esempi di conversione all’approccio lean. Portiamo il caso di un’Azienda che grazie ad una forte sponsorship dell’imprenditore e ad all’impegno del personale coinvolto, sta portando avanti un progetto di revisione in chiave lean dell’intero processo di evasione degli ordini da clienti. L’obiettivo dell’Azienda è quello di ridurre i giorni di ritardo nei tempi di consegna alla clientela. Tale esigenza nasce dalla circostanza che, in seguito alla crisi, i clienti confermano gli ordini sempre più in ritardo per aver maggior certezza sulle previsioni di vendita, mantenendo però invariata la data di consegna, con conseguente ritardo nelle consegne da parte dell’Azienda. I primi risultati del progetto sono stati visibili dopo soli 4 mesi dall’avvio del progetto. Grazie ad una prima riorganizzazione di alcune fasi della processo e alla informatizzazione di alcune attività in precedenza svolte manualmente è stato possibile rimuovere tempi di attesa intermedi e consentire ad alcuni reparti produttivi di lavorare a pieno regime eliminando accumuli di lavoro in alcuni periodi della stagione.

Il successo aziendale passa per l’innovazione del sistema informativo

E’ uscito sul numero 4/2014 della rivista «Controllo di Gestione» l’articolo “Implementazione dei sistemi informativi nelle PMI: problemi ricorrenti e soluzioni” (O. Verrini), al quale ci agganciamo per illustrare il nostro punto di vista. L’instabilità del mercato con cui quotidianamente ci scontriamo, impone alle imprese la produzione di informazioni tempestive per poter assumere decisioni mirate ed efficaci; da qui la centralità dei sistemi informativi quali strumenti per la raccolta e l’elaborazione di dati.

Nonostante questo però nelle PMI italiane la progettazione e l’implementazione di sistemi informativi raramente rientrano tra le priorità d’investimento o se vi rientrano, assumono la natura di interventi prettamente “tecnici” le cui implicazioni organizzative sono sottovalutate o peggio sconosciute.
Un sistema informativo deve “parlare lo stesso linguaggio dell’Azienda”: ciò implica la necessità di coinvolgere nel progetto, accanto agli “informatici”, soggetti interni che conoscono profondamente l’organizzazione e le procedure aziendali. Indispensabile inoltre un forte committment da parte dell’imprenditore: solo se l’iniziativa è adeguatamente sponsorizzata il personale sarà motivato a portarla avanti.

Secondo la nostra esperienza, nelle PMI numerosi processi che potrebbero essere automatizzati sono gestiti manualmente. Quali sono le conseguenze di tutto ciò?

  • maggior dispendio di tempo;
  • maggior probabilità di errore ma soprattutto, mancanza di informazioni a consuntivo, quali indicatori per la verifica del rendimento dei processi stessi.

Riscontriamo spesso che in Azienda le informazioni vengono gestite alimentando più data base non integrati fra loro, con il risultato di un’informazione frammentata e scarsamente fruibile e soprattutto, della riduzione del potenziale informativo ai fini direzionali ed operativi. Una scarsa attenzione all’impatto organizzativo delle procedure informatiche rende i sistemi informativi un ostacolo alle attività aziendali piuttosto che un supporto alla fluidità delle stesse.

È fondamentale che il sistema informativo sia oggetto di revisione da parte dell’Azienda di pari passo con il modello di business aziendale. Il successo di tale revisione è legato alla motivazione di chi in Azienda assume decisioni; si tratta infatti di progetti che richiedono un ripensamento della cultura e dell’organizzazione aziendale i cui benefici sono importanti ed immediati sia a livello operativo che direzionale.

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