L’eccellenza operativa dei processi aziendali è fondamentale per garantire la creazione di valore nel medio e lungo termine. Per raggiungere questo obiettivo, è opportuno fare una revisione dei processi aziendali per esaminare e migliorare i flussi di lavoro all’interno di una organizzazione.
Questa procedura ha lo scopo, da un lato, di assicurare che la produzione sia efficiente, economica ed efficace in relazione alle esigenze del mercato e degli stakeholder, dall’altro, di garantire il raggiungimento degli obiettivi strategici definiti dall’azienda.
Ecco 6 consigli che potranno servirti.
Sei suggerimenti per condurre una revisione dei processi aziendali
Le revisioni aziendali sono un’opportunità preziosa per concentrarsi sull’efficienza della tua attività. Prima di effettuarle, è utile creare un elenco di obiettivi da raggiungere. Questo può includere obiettivi specifici, come migliorare la produttività o ridurre i costi, oppure più generali, come identificare modelli e tendenze che potrebbero essere trascurate.
Una volta redatto e stabilito il tuo elenco di obiettivi, è importante non limitarsi alle informazioni che si conoscono o a quelle che sono familiari. Ogni parte della tua attività può essere soggetta a revisione e, di conseguenza, metterla sotto i riflettori potrebbe portare a soluzioni creative per migliorare le prestazioni complessive dell’azienda.
Crea la tua squadra a più livelli
Per far sì che la tua revisione dei processi aziendali sia davvero efficace, ecco il primo consiglio: fai in modo di costruire una squadra composta da persone che lavorano a tutti i livelli dei dipartimenti aziendali coinvolti. Evita di includere solo alcuni manager di alto livello. È essenziale avere anche persone che lavorano in prima linea per poter individuare i problemi, proporre possibili miglioramenti e trovare le soluzioni più adeguate.
Identifica le attività che non hanno valore aggiunto
Il primo passo per per una performance management è identificare i processi essenziali coinvolti nella creazione dei prodotti o servizi. È un’opportunità per discutere gli eventuali problemi esistenti, come ritardi nelle forniture o questioni di qualità. Puoi organizzare delle riunioni di brainstorming con il tuo team per raccogliere idee su quali potrebbero essere i problemi e le possibili soluzioni.
Automatizza i processi
Elimina o riduci le attività non rilevanti. Puoi farlo tramite l’automazione, informatizzazione o terzializzazione. Ottimizza i processi a valore aggiunto, adottando strumenti e metodologie Lean Six Sigma che consentono di individuare le inefficienze attraverso la loro misurazione.
Prenditi il tuo tempo
Prenditi un po’ di tempo per osservare i processi aziendali, inizialmente i più importanti, in modo da verificare che i dettagli che hai annotato siano coerenti con la realtà. Questa è un’ottima opportunità per capire se i dipendenti stanno seguendo le procedure, permettendoti di rilevare eventuali deviazioni e valutare se ci sia bisogno di ulteriore formazione per svolgere i compiti in modo corretto.
Confrontati con i dipendenti
Prima di introdurre nuovi cambiamenti, è necessario confrontarsi con i dipendenti per ottenere le loro opinioni su eventuali problemi che la tua azienda deve affrontare, evitando di prendere decisioni troppo affrettate. Ci sono molti modi per farlo: sondaggi, interviste faccia a faccia o focus group.
Monitora i risultati
Una volta implementato il nuovo processo, tieni sotto controllo i risultati. Puoi prendere in considerazione la soddisfazione del cliente, i costi, i difetti del prodotto o qualsiasi altra misura che tu reputi utile. L’utilizzo di queste misure ti aiuterà a identificare il successo delle modifiche e ti servirà come base per il prossimo ciclo di revisioni dei processi aziendali.
Avviare questo procedimento da soli può essere difficile, se non rischioso. Per questo il team Eidos ti assiste in questo processo: perché sappiamo che la trasformazione dei processi richiede uno sforzo all’azienda in termini di determinazione e rigore. Tuttavia, la ricompensa in termini di efficacia, efficienza e prevedibilità delle performance aziendali supera di gran lunga lo sforzo.
